Gestão acadêmica: transformando processos burocráticos em operações simples

O setor da educação é um dos que mais sofre com pandemia. A mudança brusca do ensino presencial para o online, sem preparo prévio de professores e alunos, é um dos grandes desafios enfrentados, que se tornou menos difícil a partir do uso da tecnologia.

Porém, os benefícios da tecnologia para os processos das instituições de ensino vão além das salas de aula. Os sistemas de gestão acadêmica são um exemplo. Por meio dessas plataformas, as instituições conseguem transformar processos antes burocráticos em operações simples, envolvendo trâmites cotidianos como criação de histórico, armazenamento, coleta e cruzamento de dados, emissão de certificados e controle de custos. Os benefícios para as instituições vão além da proposta do conhecimento.

Refatoração de sistemas acadêmicos

Muitos desses sistemas foram desenvolvidos pelas próprias entidades. Com times próprios de TI, o esforço era voltado para desenvolver algo personalizado usando a tecnologia disponível à época com pouca estratégia.
“A maioria das instituições enfrenta o mesmo problema: um sistema construído sem um projeto e times pequenos, que muitas vezes não contam com especialistas em determinada área”, comenta Ana Maria Mota, gerente de tecnologia da informação, que atua no setor de Ensino Superior.

Entre 2018 e 2019, Ana atuava no Centro Universitário Braz Cubas e era gerente de TI da instituição. Com a necessidade de atualizar sua plataforma acadêmica, a Universidade firmou uma parceria com a Muralis. “Foi um desafio etanto porque precisamos mexer no avião com ele em pleno voo, não tínhamos tempo de começar do zero. O sistema ficou no ar o tempo todo em que trabalhamos nele”, relembra Ana.

Na época, a Braz Cubas contava com uma comunidade acadêmica de mais de 15 mil pessoas, entre alunos, professores e colaboradores. “O uso do sistema era constante. Os alunos consultavam boletos, notas, faltas, grades de aulas. Os professores subiam as atividades diariamente. Não tinha como ficar fora do ar”, conta Ana.

“Nosso objetivo era revitalizar o sistema acadêmico, melhorar a experiência do usuário e também as rotinas internas. E nosso maior desafio foi desenvolver o trabalho com o sistema em uso, com cuidado para que as transições acontecessem com o mínimo de atrito”, comenta Naresh Trivedi, sócio fundador da Muralis.

Etapas de execução

O escopo do trabalho foi definido em várias frentes. Na área financeira, o projeto alterou a estrutura de cálculos e descontos nas mensalidades e integrou o sistema de notas fiscais com o da Prefeitura. As rotinas de matrícula também foram evoluídas e foi feita toda a refatoração do processo seletivo, bem como a adequação dos processos de registro e emissão de diplomas e a integração para atualização de dados pessoais.

“Atuamos em todas essas frentes e trouxemos uma camada a mais de segurança para o sistema, por conta dos dados sensíveis”, comenta Naresh. “Quando um sistema é construído dentro de casa, essa parte de segurança fica vulnerável. Para melhorar isso, trabalhamos na qualidade do código e deixamos o banco de dados com poucos acessos”, complementa Ana.

Imersão no negócio: uma proposta de parceria

O desenvolvimento de todas as etapas durou cerca de um ano. “Tivemos uma troca muito boa na Braz Cubas. A imersão no negócio é um ponto fundamental para podermos aprender mais e entender como a equipe vinha trabalhando. Quando nos acostumamos à forma como as coisas funcionam, fica difícil ter uma visão diferente daquilo. Nesse momento, a troca com outros profissionais é importante, para abrir o campo das oportunidades”, comenta Naresh.

“A relação que tivemos com a Muralis foi de parceria mesmo.Ter profissionais trabalhando junto à equipe passa a sensação de confiança, de que o trabalho será feito em conjunto e que não há competição, não há boicote interno”, finaliza Ana.

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